Una extranet consente di mettere in comunicazione gruppi di lavoro distanti tra loro, che potranno interagire in tempo reale su un archivio comune: la gestione centralizzata di una realtà geograficamente distribuita sul territorio grazie a internet è alla portata di aziende di medie e piccole dimensioni.

I programmi e la banca dati possono essere installati con sicurezza presso un server, anche di proprietà di terze parti, e il collegamento delle filiali o di singoli soggetti interessati può avvenire per mezzo di una semplice connessione a internet, protetto da password e, eventualmente, da tecnologia criptografata, con costi di gran lunga inferiori a quelli di una rete geografica e con il vantaggio di una maggior flessibilità operativa.

Alcuni esempi di applicazioni extranet realizzabili con tecnologia web-based e raggiungibili dagli interessati tramite un semplice collegamento a internet:

Commerciale: interfacciamento della gestione ordini con il magazzino. Gli agenti possono sapere immediatamente la disponibilità dei prodotti, assicurandosi la priorità dei propri ordini, mentre la sede centrale puo' monitorare in ogni istante il fabisogno.

Logistico: controllo dello stato di spedizioni in corso. I vettori incaricati della catena di distribuzione possono inserire i dati delle merci prese in carico, e in questo modo la sede centrale può avere il controllo di tutte le fasi del trasporto.

Operativo: condivisione del planning di lavoro per l'erogazione di servizi. La sede centrale pubblica l'agenda degli interventi giornalieri dei singoli tecnici, i quali possono rispondere con l'adeguato feedback per aggiornare lo stato degli incarici ricevuti. A sua volta la sede centrale è in grado di chiudere le pratiche andate a buon fine o gestire in tempo reale le problematiche incorse.

Una intranet è una rete locale costituita da postazioni di lavoro collegate tra loro. Oltre alla condivisione di archivi e di generiche applicazioni di office, è possibile ed economicamente interessante sviluppare pacchetti gestionali personalizzati utilizzando una tecnologia web-based, cioè molto simile per aspetto e funzionalità a un sito internet, ma accessibile esclusivamente ai componenti della rete. Uno dei vantaggi di una soluzione web-based è dato dal fatto che non è necessario installare programmi particolari sui client perché l'applicazione è accessibile attraverso un comune browser: questo consente l'integrazione di macchine con piattaforma e sistema operativo diverso tra loro senza nessun problema di compatibilità.